Identifica qué tipo de reunión necesitas para planificar el éxito
El primer paso para planificar una reunión es definir qué tipo de reunión es.
Si bien cada reunión es única, estar familiarizado con los seis tipos mas comunes te ayudará a identificar mejor los objetivos, la estructura y las actividades más adecuadas para sus reuniones y prepararse para cada una.
Los seis (6) tipos generales de reuniones:
- De actualización de estado
- De intercambio de información
- De toma de decisiones
- De resolución de problemas
- De innovación
- De trabajo en equipo
Cómo organizar reuniones exitosas
Las reuniones representan un gran valor tanto para las pequeñas empresas como para los empleados, por lo tanto, cuando las planifiques y realices, no debes volar y esperar lo mejor.
En cambio, ganarse la reputación de organizar reuniones eficientes y exitosas es bueno para ti y tu carrera.
Aquí hay un desglose de los seis tipos generales con ejemplos de las actividades principales involucradas en cada tipo.
Saber qué tipo de reunión está planeando aumentará el éxito de la misma.
Tipo de reunión 1: De actualización de estado
Las reuniones de actualización de estado son una de las más comunes. Esta categoría incluye reuniones regulares del equipo y del proyecto, donde el objetivo principal es alinear al equipo a través de actualizaciones sobre el progreso, los desafíos y los próximos pasos.
Las actividades grupales que se encuentran comúnmente en este tipo de reuniones son la resolución de problemas, la toma de decisiones, la priorización y la asignación de tareas.
Tipo de reunión 2: De intercambio de información
Presentaciones, reuniones de intercambio de información los paneles de debate, las conferencias magistrales y las conferencias son ejemplos de reuniones para compartir información.
El objetivo principal de esta reunión es que los oradores compartan información con los asistentes. Esto podría ser información sobre cosas como los próximos cambios, nuevos productos y técnicas, o un conocimiento profundo de un dominio.
Las herramientas de comunicación visual, como las diapositivas y los videos, son herramientas poderosas para hacer que la información compartida sea más memorable.
En las reuniones de intercambio de información, los asistentes han sido históricamente oyentes pasivos. Con las nuevas tecnologías pueden usar sus dispositivos inteligentes para pasar de espectadores pasivos a participantes activos, haciendo que la reunión sea más atractiva y productiva para todos.
Tipo de reunión 3: De toma de decisiones
La gran mayoría de las decisiones empresariales las toman los grupos en las reuniones.
Mientras que en una reunión de toma de decisiones específicamente es para tomar resolver algún caso o evento especifico en el que el único objetivo es «La decisión».
Existen diferentes tipos de procesos de toma de decisiones grupales, y se debe tener cuidado al elegir el proceso que mejor se adapte a la situación.
Un proceso de toma de decisiones puede incluir procesos grupales como recopilación e intercambio de información, soluciones de lluvia de ideas («brainstorming»), opciones de evaluación, preferencias de clasificación y votación.
Tipo de reunión 4: De resolución de problemas
Las reuniones de resolución de problemas son quizás el tipo más complejo y variado.
Ya sea que la reunión esté abordando un problema identificado, o se esté enfocando en crear estrategias y planes para navegar en el futuro, hay un rico arsenal de procesos grupales que pueden usarse.
Se deben definir los alcances y las prioridades, se deben identificar las oportunidades y las amenazas, y se deben intercambiar ideas, evaluar y acordar posibles soluciones.
Tipo de reunión 5: De innovación
Encuentro de innovación .
Las reuniones creativas a menudo comienzan con pensar fuera de la caja («Out of the Box»), haciendo una lluvia de ideas («brainstorming»), asociando y compartiendo ideas en un amplio alcance.
Los participantes de la reunión pueden usar varias técnicas y procesos para reducir el conjunto diverso de ideas a una lista corta más enfocada.
A través de la clasificación, las evaluaciones y la toma de decisiones, se identifica la idea o ideas más adecuadas, y se pueden asignar recomendaciones y tareas en función de esto.
Tipo de reunión 6: De trabajo en equipo
Todas las reuniones de trabajo en equipo son para contribuir a la formación de equipos, el fortalecimiento de las relaciones y la cultura corporativa. Sin embargo, de vez en cuando las actividades de trabajo en equipo deben ser el foco principal de una reunión.
Esta categoría incluye reuniones como de lanzamiento, salidas de trabajo en equipo y eventos corporativos.
Haz que los participantes sientan que las partes esenciales de tu unidad, equipo, departamento, sucursal y compañía tienen todo tipo de impacto positivo en tu compromiso, desempeño y satisfacción.
