Teletrabajo: ¿Cómo puedo llevarme la oficina a casa?

La fiebre (nunca mejor dicho) del Coronavirus nos ha obligado a muchos a llevarnos la oficina a cuestas y trabajar desde casa durante esta virulenta crisis. 

La organización y la motivación son esenciales para ser productivos desde el hogar dulce hogar. Desde Open Digital queremos darles a conocer unas cuantas plataformas que les facilitarán la vida durante esta nueva experiencia que nos ha tocado asumir: el teletrabajo. 

Existen numerosas herramientas que podemos utilizar para lograr entregar nuestras labores a tiempo y no dormirnos en los laureles. A continuación, les enumeraremos unas cuantas que para nosotros, como agencia de Marketing Estratégico, han sido muy útiles: 

Gestión de Tareas: 

En nuestra oficina, por ejemplo, hay pizarras, post- its por todas partes, miles de marcadores de colores… En casa no solemos tener tantos utensilios que nos faciliten la organización y el seguimiento de tareas por hacer. 

Para no perder el hilo y poder estar claros en las tareas que tenemos pendientes y las que ya hemos acabado existen las siguientes plataformas de gestión de tareas: 

  • Trello: Su sistema de organización de tareas es muy útil y visual. Esta plataforma gratuita cuenta con una función de etiquetado de colores ideal para dividir tareas por cliente, pero también fechas de vencimiento, checklists, adjuntos o una organización por estado de la tarea. 
  • Asana:  permite una gestión completa del proyecto con más funcionalidades como facilidades para compartir archivos u organizar las conversaciones entorno a los proyectos en cursos. No es competencia directa de Trello pero sí lo completa en cierto modo.  Uno de los elementos que más nos gusta de esta plataforma es la gestión de una lista común de tareas por hacer ya que cuenta con una barra de progreso de proyectos. 

Mensajería:

Estamos acostumbrados a comunicarnos directamente con nuestros compañeros cuando necesitamos consultar alguna duda, concretar detalles o planificar nuevos proyectos. Asimismo, nuestros clientes, proveedores y partners están en continuo contacto con la empresa. Ahora desde casa tenemos que empezar a usar las plataformas que nos permitan seguir manteniendo esta fluidez comunicacional.  

Las plataformas de mensajería que les recomendamos son: 

  • Whatsapp Web: permite, de forma intuitiva, el envío y descarga de archivos multimedia, enlaces y documentos. También, envía notificaciones de los mensajes recibidos y permite la creación de grupos o listas de difusión. 
  • Slack: cuenta con una interfaz parecida a la de WhatsApp. Entre sus servicios están: compartir archivos, mensajería instantánea, llamadas de voz, compartir pantalla, indexar archivos o canales compartidos. La función de creación de canales es muy recomendable para gestionar la comunicación interna de una empresa, más aún si esta cuenta con varias áreas de trabajo. 

Videoconferencias:

En nuestro día a día en la oficina tenemos miles de reuniones, presentaciones, entregas…Hay temas que no pueden ser transmitidos por mensajería. Para ello, las reuniones de carácter urgente son necesarias y las plataformas de videoconferencia nos facilitan este tipo de encuentros. 

Dentro de las posibilidades que existen entre el amplio abanico de plataformas de videoconferencia recomendamos: 

  • Skype: es de las más populares entre las plataformas de videollamadas y muchos ya estamos inscritos en ella. Las llamadas tienen una alta calidad de sonido y son altamente seguras. 
  • Google Hangouts: La aplicación de vídeo de Google cuenta con una ventaja indudable: si tienes una cuenta Gmail (casi todos la tenemos), ya tienes una en Hangouts aunque no lo sepas aún. Además, permite compartir la pantalla en tiempo real, lo cual es muy útil a la hora de enseñar informes, gráficos o ejemplos. 
  • GoToMeeting: Ideal para reuniones donde deban presentarse proyectos en común. La plataforma forma parte de un paquete de software de reuniones en línea, uso compartido de escritorio y videoconferencia que permite reunirse conadrii clientes, compañeros o proveedores en tiempo real. 

Gestión de Contenidos:

Trabajamos con documentos, informes, estudios, miles de datos… La portabilidad es la función es lo que más nos preocupa en este aspecto. Creemos que, a la hora de teletrabajar, ahorra mucho tiempo tener centralizados los archivos en una plataforma que incluya versión para móvil, por si las moscas.  

Las plataformas que recomendamos en este sentido son: 

  • Google Drive: su versión para móviles es rápida, intuitiva y nos permite contar de inmediato con contenidos que antes solo teníamos en nuestro PC. Además, tiene una adaptación para escritorios que nos permitirá acceder a nuestros archivos de Drive desde nuestra pantalla de inicio. 
  • Dropbox: Presenta las mismas funcionalidades que Drive a nivel de almacenamiento de archivos y portabilidad. Algo que puede ser una ventaja o un inconveniente, depende de como se mire, es que no dependemos de tener cuenta en Google para gestionar nuestros archivos. 

Productividad

Estando en casa las distracciones se multiplican y es muy importante poder aprovechar el tiempo y producir. En la oficina somos muy puntillosos con el tiempo que dedicamos a cada tarea, solemos contabilizarlo para ver cuánto nos hemos demorado en realizar cada labor. Si bien no se recomienda hacer todo corriendo, porque puede resultar contraproducente, una buena relación tiempo-cantidad de trabajo es ideal. 

La herramienta que utilizamos y les recomendamos para esto es: 

  • Timecamp: Esta aplicación permite medir el tiempo de trabajo mediante el monitoreo del tiempo en el ordenador. De igual forma, permite facturar las horas de trabajo y su medición a través de un presupuesto. 

Esperamos que les sean útiles estas plataformas y que le cojan el gustillo al teletrabajo. Intentemos hacerlo entre todos lo más ameno y productivo posible, al final será divertido aprender a usar estas nuevas herramientas. Siempre hay que buscar el lado positivo, ¿no? 

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