Benchmarking: qué es y cómo

Benchmarking: qué es y cómo hacerlo

La evaluación comparativa o "Benchmarking" es una metodología utilizada para comparar procesos y métricas de desempeño de un negocio con las mejores prácticas del mercado u otras compañías, descubriendo así oportunidades de mejora.

La evaluación comparativa o «Benchmarking» es una metodología utilizada para comparar procesos y métricas de desempeño de un negocio con las mejores prácticas del mercado, descubriendo así oportunidades de mejora.

¿Qué es el benchmarking?

En el proceso de evaluación comparativa de las mejores prácticas. Según el tipo de gerencia se identifica a las empresas a través de su desempeño y su industria (o en otra industria donde existen procesos similares) y compara los resultados de negocios modelo con los propios resultados y procesos de tu empresa. 

De esta manera, aprenden qué tan bien se ejecutan los objetivos y, lo más importante, los procesos de negocios que explican por qué estas empresas tienen éxito.

La evaluación comparativa se utiliza para medir el rendimiento utilizando un indicador específico, como el costo por unidad de medida, la productividad por unidad de medida, el tiempo de ciclo x por unidad de medida o los defectos por unidad de medida, lo que resulta en una métrica de rendimiento que luego se compara con otros. 

Aunque es muy común en áreas de calidad, el punto de referencia también puede ser utilizado por las áreas de marketing, finanzas, recursos humanos e incluso estrategia.

También conocida como referencia de las mejores prácticas o evaluación comparativa de procesos , esta metodología también se utiliza en la gestión, y muestra en particular el uso estratégico en el que las organizaciones evalúan diversos aspectos de sus procesos en relación con los procesos de las mejores prácticas de las empresas, generalmente dentro de un grupo establecido con fines de comparación.

Esto permite a las organizaciones desarrollar sus planes de acción para mejorar o adaptar las prácticas específicas, generalmente con el objetivo de aumentar su propio desempeño a corto, mediano o largo plazo. 

El punto de referencia puede ser un evento único, pero a menudo se trata como un proceso continuo en el que las organizaciones buscan constantemente mejorar sus prácticas.

Benchmarking: qué es y cómo

Historia del Benchmarking

El término «Benchmarking » o «la evaluación comparativa» se origina a partir de las marcas horizontales grises que los topógrafos realizan sobre estructuras de piedra en el que un ángulo de hierro podría ser colocado para formar un ‘asiento’ para una varilla de nivelación, asegurando así que esta barra puede ser colocado de nuevo con precisión en el mismo lugar en el futuro.

Estas marcas generalmente se indicaban con una flecha gris debajo de la línea horizontal. 

El punto de referencia se usaba con mayor frecuencia para medir el rendimiento utilizando un indicador específico que resulta en una métrica de rendimiento que luego se comparaba con otros. 

En 1994, se publicó uno de los primeros periódicos técnicos denominado » Benchmarking: An International Journal «

En 2008, Global Benchmarking Network , una red de centros de evaluación comparativa que representa a 22 países, encargó una encuesta exhaustiva de evaluación comparativa .

Las Declaraciones de Misión y Visión y Encuestas de Clientes son las formas de referencia más utilizadas (por el 77% de las organizaciones) entre las 20 herramientas de mejora existentes, seguidas por el Análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en un 72%) e Informales de evaluación comparativa (68) %). 

La evaluación comparativa de rendimiento se utilizó en el 49% y las mejores prácticas de evaluación comparativa en el 39%.

Las herramientas que probablemente aumentarán su popularidad en los próximos tres años son las mejores prácticas de evaluación comparativa de rendimiento, evaluación comparativa informal, DAFO y evaluación comparativa. 

Más del 60% de las organizaciones que actualmente no usan estas herramientas han indicado que probablemente las volverán a usar en los próximos tres años.

Benchmarking: qué es y cómo

Proceso de referencia

No existe un proceso de referencia, solo uno que haya sido adoptado universalmente. 

El gran atractivo y aceptación del índice de referencia condujo a la aparición de metodologías de evaluación comparativa. 

El primer libro sobre benchmarking, escrito y publicado por Kaiser Associates , es una guía práctica que ofrece un enfoque de siete pasos. Robert Camp (quien escribió uno de los primeros libros sobre benchmarking en 1989) desarrolló un enfoque de 12 etapas para el benchmarking .

La metodología de 12 etapas consiste en:

  1. Seleccione asunto
  2. Definir el proceso.
  3. Identificar socios potenciales
  4. Identificar fuentes de datos.
  5. Recopila datos y selecciona socios
  6. Determinar la brecha
  7. Establecer diferencias de proceso
  8. Objetivo de rendimiento futuro
  9. Comunicado
  10. Ajustar objetivo
  11. Implementar
  12. Revisar y ajustar

El siguiente es un ejemplo de una metodología típica de referencia:

  1. Identificar las áreas problemáticas: dado que la evaluación comparativa se puede aplicar a cualquier proceso o función empresarial, se pueden requerir varias técnicas de investigación. Incluyen conversaciones informales con clientes, empleados o proveedores; técnicas de investigación exploratoria, como grupos focales; o investigación de mercado en profundidad, encuestas cuantitativas, encuestas, cuestionarios, análisis de reingeniería, mapeo de procesos, informes de variación de control de calidad, análisis de tasas financieras o simplemente revisando los tiempos de ciclo u otros indicadores de desempeño. Antes de embarcarse en comparación con otras organizaciones, es esencial conocer la función y los procesos de la organización. El rendimiento de la capa base proporciona un punto contra el cual se puede medir el esfuerzo de mejora.
  2. Identificar otras industrias que tienen procesos similares: por ejemplo, si uno estuviera interesado en mejorar la fuerza laboral en el tratamiento de la adicción, identificaría otros campos que también tengan los mismos desafíos laborales. Estos podrían incluir el control del tráfico aéreo, el intercambio de teléfonos celulares entre torres, el traslado de pacientes de cirugía a salas de recuperación.
  3. Identificar organizaciones líderes en estas áreas: busque lo mejor en cualquier industria y en cualquier país. Consulte a clientes, proveedores, analistas financieros, asociaciones comerciales y revistas para determinar qué empresas son dignas de estudio.
  4. Contratar compañías de investigación para medidas y prácticas: las compañías apuntan a procesos comerciales específicos utilizando encuestas detalladas de medidas y prácticas utilizadas para identificar alternativas de procesos comerciales y compañías líderes. Las encuestas suelen estar enmascaradas para proteger datos confidenciales por parte de asociaciones y consultores neutrales.
  5. Visitar compañías de «mejores prácticas» para identificar prácticas de vanguardia: las compañías generalmente aceptan intercambiar información mutuamente beneficiosa para todas las partes en un grupo de evaluación comparativa y compartir los resultados dentro del grupo.
  6. Implementar prácticas comerciales nuevas y mejoradas: adopte prácticas de liderazgo y desarrolle planes de implementación que incluyan identificar oportunidades específicas, financiar el proyecto y vender las ideas a la organización para obtener el valor demostrado del proceso.

Costos de evaluación comparativa

Los tres principales tipos de costos en la evaluación comparativa son:

  1. Costos de visita : esto incluye habitaciones de hotel, costos de viaje, comidas, un obsequio simbólico y pérdida de tiempo de trabajo.
  2. Costos de tiempo : los miembros del equipo de evaluación comparativa invertirán tiempo en la investigación de problemas, encontrando compañías excepcionales para estudiar, visitar e implementar. Esto los alejará de sus tareas habituales durante parte de cada día, por lo que puede requerirse personal adicional.
  3. Costos de la base de datos de evaluación comparativa: las organizaciones que institucionalizan la evaluación comparativa o Benchmarking en sus procedimientos diarios encuentran útil crear y mantener una base de datos de mejores prácticas y empresas asociadas con cada una de las mejores prácticas elegidas.
    El costo de la evaluación comparativa se puede reducir sustancialmente mediante el uso de muchos recursos de Internet que han surgido en los últimos años. Su objetivo es capturar puntos de referencia y mejores prácticas de organizaciones, sectores empresariales y países para hacer que el proceso de evaluación comparativa sea mucho más rápido y más barato.
Benchmarking: qué es y cómo

Tipos de benchmarking

La evaluación comparativa puede ser interna (que compara el desempeño entre diferentes grupos o equipos dentro de una organización) o externa (que compara el desempeño con empresas en una industria en particular o entre industrias). 

En estas categorías más amplias, existen tres (3) tipos específicos de evaluación comparativa:

  1. Análisis comparativo de procesos
  2. Evaluación comparativa de rendimiento 
  3. Evaluación comparativa estratégica 

Estos se pueden detallar de la siguiente manera:

  1. Análisis de procesos: la empresa iniciadora enfoca su observación y la investigación de procesos comerciales con el objetivo de identificar y observar las mejores prácticas de una o más empresas de referencia. Se necesitará un análisis de actividad donde el objetivo sea comparar costos y eficiencia; cada vez más aplicado a los procesos administrativos donde la tercerización puede ser una consideración. La evaluación comparativa es apropiada en casi todos los casos en los que el proceso de rediseño o mejora debe llevarse a cabo siempre que el costo del estudio no exceda el beneficio esperado.
  2. Evaluación comparativa financiera: realizar un análisis financiero y comparar los resultados en un esfuerzo por evaluar su competitividad y productividad en general.
  3. Evaluación comparativa desde la perspectiva de los inversores: ampliar el universo de la evaluación comparativa para comparar también con empresas similares que pueden considerarse oportunidades de inversión alternativas desde la perspectiva de un inversor.
  4. Evaluación comparativa en el sector público: funciona como una herramienta de mejora e innovación en la administración pública, donde las organizaciones estatales invierten sus esfuerzos y recursos para lograr la calidad y la eficacia de los servicios que prestan.
  5. Comparación de rendimiento: permite a la empresa iniciadora evaluar su posición competitiva comparando productos y servicios con otras empresas objetivo.
  6. Comparación de productos: supone el proceso de crear nuevos productos o actualizaciones a los actuales. Este proceso a veces puede involucrar ingeniería inversa que separa los productos de la competencia para encontrar fortalezas y debilidades.
  7. Evaluación comparativa estratégica: implica observar cómo compiten los demás. Este tipo generalmente no es específico de tu industria.
  8. Evaluación comparativa funcional: una empresa centrará su punto de referencia en una única función para mejorar el funcionamiento de esta en particular. Es poco probable que funciones complejas como los recursos humanos, las finanzas y la contabilidad y la tecnología de la información y la comunicación sean directamente comparables en términos de costo y eficiencia, y pueden desglosarse en procesos para hacer una comparación válida.
  9. La mejor evaluación comparativa en la mejor categoría: implica estudiar al competidor principal o la empresa que mejor realiza una función específica. El punto de referencia operativo abarca todo, desde el personal y la productividad hasta el flujo de la oficina y el análisis de los procedimientos realizados.
  10. Evaluación comparativa de energía: proceso de recopilación, análisis y correlación de datos de desempeño energético de actividades comparables con el propósito de evaluar y comparar el desempeño entre entidades o dentro de ellas. Las entidades pueden incluir procesos, edificios o negocios. Puede ser interno, entre entidades dentro de una sola organización o, sujeto a restricciones de confidencialidad, externo entre entidades competidoras.

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